Microphone in focus against blurred audience

Une conférence de presse bien planifiée en 12 étapes

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

 

La conférence de presse est une méthode efficace pour partager une nouvelle sur votre entreprise auprès du grand public; que ce soit un agrandissement, une nouvelle acquisition, un lancement de nouveau produit ou autre. Plus votre nouvelle est importante et plus elle est d’intérêt général, plus les médias seront intéressés par votre évènement.

 

Avant de vous lancer dans l’organisation, je vous invite à définir l’objectif visé par la conférence de presse. Bien entendu, pensez à intégrer cette action dans une stratégie globale de mise en marché ou de communication selon la nouvelle.

 

 L’organisation de votre conférence de presse en 12 étapes

 

1.  Déterminez la date, le jour et l’heure de votre conférence de presse

L’heure à laquelle vous faites votre conférence aura inévitablement un impact auprès des médias. Sachez que si vous tenez une conférence de presse en après-midi, vous avez peu de chance d’avoir la présence des médias, car ceux-ci retournent normalement au bureau en milieu d’après-midi pour remettre leur matériel à la production.

 

2.  Créez vos listes d’invités 

Dressez la liste des personnes ou des entreprises que vous désirez recevoir à votre conférence de presse (clients, partenaires, employés, etc.). Faites aussi la liste des médias à inviter pour vous assurer d’une visibilité optimale.

 

3.  Préparez vos invitations

Une image vaut mille mots! Je vous recommande donc de mettre une image à propos du sujet de votre conférence de presse et le logo de votre entreprise. Dans l’invitation, vous devez mettre en évidence le lieu, l’heure et l’adresse. Je vous suggère aussi de faire ressortir quelques éléments qui seront abordés lors de la conférence de presse afin de susciter l’intérêt des médias.

 

4.  Rédigez votre communiqué de presse

Pour voir la structure d’un communiqué de presse efficace, cliquez ici.

 

5.  Prévoyez le déroulement de votre conférence de presse

→  Planifiez l’arrivée sur les lieux pour la préparation.

→  Réservez du temps pour l’installation du décor et du matériel technique (sonorisation).

→  Effectuez des tests pour la qualité du son et pour la projection de documents (présentation PowerPoint et/ou vidéo).

→  Désignez une personne responsable de l’accueil des médias et des invités.

→  Choisissez un animateur pour votre conférence de presse.

→  Déterminez qui prononcera les allocutions, dans quel ordre et la durée de chacune d’entre elles. Pour chaque allocution, je vous recommande de fournir des idées ou des pistes pour le contenu aux différents orateurs afin d’éviter que tout le monde ne répète la même chose. Notez aussi qu’il est toujours préférable de remettre une copie des allocutions à l’animateur afin qu’il puisse bonifier ou compléter, au besoin, les discours.

→  Gardez du temps à la fin de la conférence de presse pour la prise de photos et la tenue d’entrevues avec les médias.

 

6.  Envoyez vos invitations aux partenaires et collaborateurs

De préférence, avisez les gens d’affaires une à deux semaines à l’avance afin de vous assurer de leur disponibilité et de leur présence.

 

7.  Envoyez vos invitations aux médias quelques jours à l’avance

Normalement, les médias planifient leur semaine le vendredi. Si possible, envoyez vos invitations le vendredi matin. Je vous conseille de mettre votre représentant des ventes de chacun des médias en copie sur vos courriels. Vous augmentez ainsi vos chances de faire parler de vous, et ce, même si les caméras ne se déplacent pas. Votre représentant remettra les documents à son équipe de production et agira comme votre porte-parole au sein de son entreprise.

 

8.  Planifiez un rappel très tôt le matin de votre conférence de presse

Pour vous assurer de la présence des médias, pensez à envoyer un rappel de votre conférence de presse le jour même vers 6 h ou 7 h. Afin de maximiser vos chances d’avoir une couverture médiatique, je vous suggère également de prendre le temps d’appeler les salles de presse le matin même afin de valider la présence des médias à votre conférence de presse.

 

9.  Jour J : suivez votre déroulement

Ayez en main le déroulement de votre conférence de presse et improvisez, au besoin, selon la situation.

 

10.  Après la conférence, envoyez votre communiqué de presse aux médias

Utilisez la même liste que pour l’envoi courriel des invitations et placez votre communiqué de presse en pièce jointe.

 

11.  Surveillez les médias

Dans les jours qui suivent votre conférence de presse, consultez les médias afin de voir les différents articles publiés. Tous les médias ont des archives, alors vous pouvez facilement retracer un topo fait au bulletin de nouvelles sur internet.

 

12.  Partagez votre couverture médiatique

Publiez les liens vers les articles et les topos qui traitent de votre conférence de presse sur votre site internet et sur vos réseaux sociaux. Vous gagnerez en visibilité!

 

*****

Fait en collaboration avec Maude Lambert-Bonin. Ce blogue utilise les rectifications de l’orthographe du français. 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *